Organizēt ceļojumu 10 cilvēkiem un 80 cilvēkiem ir pilnīgi atšķirīgi uzdevumi. Mēs esam organizējuši grupas no 5 līdz 116 dalībniekiem un zinām — lielām grupām vajag citu pieeju, citu plānošanas horizontu un citu komunikāciju. Šajā rakstā dalāmies ar to, ko esam iemācījušies.
Plānošanas laika grafiks
Lielai grupai plānošana jāsāk vismaz 4-6 mēnešus pirms ceļojuma. Šis nav patvaļīgs skaitlis — viesnīcas un aviokompānijas pieprasa agrīnu rezervāciju grupām, un jo lielāka grupa, jo mazāk opciju paliek pēdējā brīdī.
- 6 mēnešus iepriekš: noteikt datumus, budžetu un galamērķa shortlist
- 5 mēnešus iepriekš: pieprasīt grupu piedāvājumus no viesnīcām un aviokompānijām
- 4 mēnešus iepriekš: apstiprināt galamērķi, viesnīcu un lidojumus
- 3 mēnešus iepriekš: izstrādāt programmu, rezervēt aktivitātes un transfērus
- 2 mēnešus iepriekš: nosūtīt detalizētu info dalībniekiem, savākt datus (pases, diētas, alerģijas)
- 1 mēnesi iepriekš: galīgais dalībnieku saraksts, apdrošināšana, galīgie apstiprinājumi
- 2 nedēļas iepriekš: dalībnieku WhatsApp grupa, FAQ, packing list
Budžeta plānošana
Lielām grupām ir viena priekšrocība — apjoma atlaide. Viesnīcas un aviokompānijas piedāvā ievērojamas grupas cenas, sākot no 30 cilvēkiem. Vidēji, 50+ cilvēku grupa var ietaupīt 15-25% salīdzinot ar individuālajām cenām.
Vienmēr iekļaujiet budžetā 10% rezervi neparedzētiem izdevumiem. Ar lielu grupu VIENMĒR kaut kas mainās pēdējā brīdī — papildu dalībnieks, diētas izmaiņas vai laikapstākļu izraisīta programmas korekcija.
Programmas struktūra — elastība ir atslēga
Ar 50+ cilvēkiem neiespējami visi vienmēr dara visu kopā. Mēs vienmēr ieplānojam paralēlas aktivitātes — piemēram, viens ceļojuma posms piedāvā izvēli starp aktīvu piedzīvojumu, kultūras ekskursiju un SPA/brīvo laiku. Tas ļauj katram izbaudīt ceļojumu savā tempā.
Komunikācija — neaizmirstiet introvertus
Jo lielāka grupa, jo vairāk cilvēku, kam liels pasākums ir ārpus komforta zonas. Mēs vienmēr ieplānojam 'izvēles' laiku — brīžus, kad nav obligātu aktivitāšu. Daži cilvēki vislabāk saliedējas pie rāmām kafijas pauzēm, nevis piedzīvojumu parkos.
Biežākās kļūdas
- •Viss ir obligāts — tas rada pretestību, ne saliedētību
- •Nav backup plāna — ar 50+ cilvēkiem kaut kas vienmēr noiet greizi. Vajag B plānu
- •Komunikācija tikai pa e-pastu — liela grupa vajag reāllaika kanālu (WhatsApp, Telegram)
- •Nav kontaktpersonas — katrai apakšgrupai (10-15 cilv.) vajag savu 'grupas līderi'
- •Pārāk saspringts grafiks — ar lielu grupu viss aizņem 1.5x ilgāk, nekā plānots
Plānojat lielas grupas ceļojumu?
Aprunāsimies par iespējāmGatavi plānot komandas ceļojumu?
Pastāstiet par savu komandu un saņemiet personalizētu piedāvājumu 24h laikā.